Privacyverklaring

Categorieën van persoonlijke gegevens

Als u gebruik maakt van onze diensten en/of onze diensten bestelt, is het onvermijdelijk dat u bepaalde persoonlijke gegevens bij ons achterlaat. Dit kunnen (persoons)gegevens zijn zoals uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Hierdoor kan bijvoorbeeld een bedrijfsmail met john.johnsson@company.eu onder de GDPR.

We bewaren en gebruiken alleen de persoonlijke gegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt of waarvan duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt voor verwerking.

Grondslag en doel voor gegevensverwerking

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen rechtmatig verwerken als wij dit doen op basis van een wettelijke grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en Albertronic, zoals vastgelegd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Zonder persoonsgegevens kunnen wij geen goede en volledige diensten verlenen. De verwerking van persoonsgegevens omvat onder meer het opslaan, gebruiken en inzien van persoonsgegevens.

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor Albertronic uw persoonsgegevens verzamelt:

1. Contact opnemen
   In sommige gevallen is het nodig om contact met je op te nemen. Dit kunnen bijvoorbeeld gevallen zijn waarin we aanvullende vragen hebben over een bestelling, of wanneer we je ergens over willen informeren (met betrekking tot onze producten en diensten). Hiervoor slaan we (onder andere) je e-mailadres en telefoonnummer op.

2. Facturen verzenden en opslaan
   Elk bedrijf heeft een factureringsplicht. Alle facturen worden opgeslagen/verzameld. Deze facturen zijn nodig voor de belastingaangifte. Je kunt facturering zien als het doel waarvoor we (persoons)gegevens verzamelen. Voor facturen gebruiken we NAW-gegevens in de breedste zin van het woord.

3. Betalingsherinneringen versturen
   We hebben persoonlijke gegevens nodig om betalingsherinneringen te versturen. Deze persoonlijke gegevens worden alleen gebruikt voor het versturen van herinneringen. We gaan hierbij uiterst zorgvuldig te werk.

4. Je bestelling op een goede manier verwerken
   We slaan je gegevens op om je bestelling te verwerken. Zo kunnen we het ontvangstadres plaatsen op het pakket dat we naar je versturen.

5. Nieuwsbrieven en prijslijsten versturen
   Voor het versturen van nieuwsbrieven en prijslijsten bewaren we je gegevens als je al klant bent geworden. In nieuwsbrieven informeren we je over zaken die jou als klant aangaan. Bijvoorbeeld: soms wijzigen we onze Algemene Voorwaarden. Daarnaast sturen we altijd de nieuwe prijslijsten per e-mail. Op basis van de prijslijst is het voor u duidelijk wat de prijzen zijn van artikelen die u bij Albertronic kunt bestellen.

6. Communiceren over je bestelling
   Heeft je bestelling vertraging opgelopen? Dan is het belangrijk dat we je kunnen bereiken. Het is ook mogelijk dat er andere wijzigingen plaatsvinden. In deze gevallen gebruiken we de persoonlijke gegevens die nodig zijn om contact met je op te nemen.

7. Boekhoudsysteem
   Voor ons boekhoudsysteem is het belangrijk dat we uw persoonlijke gegevens opslaan en gebruiken.

Opslagperiode

Uw gegevens worden door Albertronic opgeslagen zoals aangegeven in de paragraaf hiervoor. Uiteraard worden uw gegevens nooit langer bewaard dan nodig is om de noodzakelijke activiteiten uit te voeren. Dit, tenzij Albertronic uw gegevens langer moet bewaren op grond van een wettelijk voorschrift.

1. Contact opnemen
   Om "contact met u op te nemen" bewaren wij uw gegevens niet langer dan de periode dat u klant bent van Albertronic. Wij bewaren gegevens nooit langer dan noodzakelijk.

2. Facturen verzenden en bewaren
   We zijn door de Nederlandse belastingdienst verplicht om facturen te bewaren. De belastingdienst moet onze administratie immers kunnen controleren. Volgens de eisen van de Nederlandse belastingdienst moeten we facturen minstens 7 jaar bewaren. We zorgen ervoor dat we aan deze eisen voldoen.

3. Betalingsherinneringen versturen
   Voor dit doel bewaren we de gegevens zo lang als nodig is, maar in geen geval langer dan 7 jaar.

4. Uw bestelling op een goede manier verwerken
   Zolang u klant bij ons bent, bewaren wij de gegevens voor het hierboven beschreven doel. Wanneer u geen klant meer bij Albertronic bent, is het niet nodig dat wij gegevens voor dit doel bewaren.

5. Nieuwsbrieven en prijslijsten versturen
   In overeenstemming met artikel 4 van deze Privacyverklaring kunnen we gegevens voor nieuwsbrieven echter langer bewaren: tot 5 jaar nadat u geen klant meer bent.

6. Communiceren over uw bestelling
   In overeenstemming met artikel 4: zolang u klant bent van Albertronic en wij dit nodig achten.

7. Boekhoudsysteem
   Zie 2 en 1

Ontvangende partijen van gegevens

Albertronic deelt uw gegevens in bepaalde gevallen met derden. Dit gebeurt alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is. Albertronic zal in geen geval uw persoonsgegevens aan derden verstrekken voor commerciële doeleinden.

Om je bestelling snel en adequaat te kunnen verwerken, werken we samen met een aantal externe partijen. Denk hierbij aan partijen die ons ondersteunen om de financiën op orde te houden, of bijvoorbeeld transporteurs. Wij vinden het erg belangrijk om je te informeren over de externe partijen waarmee wij samenwerken. Zo weet je met wie we jouw persoonsgegevens delen als dat nodig is voor onze bedrijfsvoering. Daarnaast hebben wij, indien de aard van de gegevens dit vereist, 'verwerkersovereenkomsten (link naar Nederlandse pagina)' met externe partijen.

In dit gedeelte krijgt u ook informatie over "e-mailclients", Google Analytics en cookies, met betrekking tot Albertronic.

Overzicht van externe partijen met wie uw gegevens, indien nodig, worden gedeeld:

1. PayByLink creditcard service
   In sommige gevallen maakt Albertronic BV gebruik van de creditcarddiensten van PayByLink. Deze betaalservice heeft passende organisatorische en technische maatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Paysquare bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk verplicht is.

2. Verzendagenten
   GLS wordt binnen Europa gebruikt voor de logistieke afhandeling van de bestelling. Om een snelle levering van uw bestelling te garanderen, worden uw naam, adresgegevens en e-mailadres gedeeld. Buiten Europa worden verschillende verzendagenten gebruikt. Dit kunnen zijn: UPS, DHL, PostNL, Fedex. De verzenders maken gebruik van onderaannemers om je bestelling te bezorgen, deze onderaannemers hebben ook toegang tot je adresgegevens. De verzenders en hun aangesloten onderaannemers hebben goede technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid van je gegevens te waarborgen. De expediteurs zullen uw gegevens niet delen met derden en niet langer bewaren dan wettelijk verplicht is.

3. MailChimp
   We gebruiken MailChimp voor het versturen van onze nieuwsbrief. MailChimp heeft alleen toegang tot uw e-mailadres en naam. Als klant van Albertronic BV wordt u automatisch toegevoegd aan de nieuwsbriefdatabase. Als u ongewenste nieuwsbrieven van ons ontvangt, kunt u zich eenvoudig afmelden via de link (unsubscribe) onderaan de e-mail.

4. Accountant en Taks ophaalservice
   Voor onze boekhouding en administratie maken we gebruik van de diensten van onze accountant. Wij delen uw bedrijfsgegevens en gegevens die betrekking hebben op uw bestellingen. Deze gegevens worden gecodeerd en beveiligd voordat ze worden overgedragen. De accountant heeft goede technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Uw gegevens worden ten minste zeven jaar bewaard om te voldoen aan de wettelijke fiscale eisen.

E-mail:

Regelmatig contact met onze klanten verloopt voornamelijk via e-mail. We gebruiken "Mozilla Thunderbird" als onze e-mailclient. Voor het ontvangen en verzenden van e-mails wordt alleen een beveiligde SSL-verbinding gebruikt. E-mails worden veilig (versleuteld) opgeslagen in het datacenter van onze hostingdienst. De hostingdienst heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. E-mails worden niet langer bewaard dan nodig is.

Cookies:

De website van Albertronic maakt gebruik van cookies. Dit doen we om onze diensten te verbeteren en ervoor te zorgen dat al onze websites zo goed mogelijk werken.

Maar wat zijn koekjes precies?

Dit zijn kleine tekstbestanden die door een (ook onze) internetpagina op een pc, mobiele (smart)telefoon of tablet worden geplaatst. Wij gebruiken zogenaamde Analytische cookies. Dit doen we op een anonieme manier: Google Analytics geeft ons inzicht in het aantal bezoekers, en hoe bezoekers de website gebruiken. We hebben Google Analytics niet toegestaan deze gegevens te gebruiken voor andere Google-diensten. Om je inzicht te geven in de aard van de cookies die we gebruiken, vind je hier een handig overzicht van de Analytische cookies:

Cookie	Doel van cookie	Opslagperiode
_gat	Wordt gebruikt om de snelheid van aanvragen te meten.	1 minuut
_gid	Wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende gebruikers.	24 uur
_ga	Analytische cookie: meet websitebezoeken en wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende gebruikers (anoniem).	26 maanden

Beveiliging

Allereerst is het goed om te vermelden dat er geen fysieke kopieën van uw persoonlijke gegevens worden gemaakt. Uw gegevens worden alleen beheerd in de eerder genoemde systemen en software.

De persoonsgegevens die door Albertronic (of eerder besproken derden) worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord. Waar deze mogelijkheid wordt geboden is zelfs met een tweestapsverificatie.

Wat betekent een verificatie in twee stappen? Vanuit de software wordt vervolgens een code gegenereerd. Deze code wordt vervolgens naar Albertronic gestuurd. Deze code wordt vervolgens gebruikt in het inlogproces.

De apparaten die je gegevens openen worden ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan. Dit betreft alleen de benodigde apparaten.

Uw bezoek aan onze website wordt ook beveiligd met "https". Dit betekent dat je verbinding met Albertronic privé is. We hebben ook een SSL-certificaat. Alles om uw gegevens veilig te houden.

Voor de volledigheid, meer informatie over online beveiliging:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
• TLS (voorheen SSL) We versturen je gegevens via een beveiligde internetverbinding. Je kunt dit zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
• DNSSEC is een extra beveiliging (naast DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het bijbehorende IP-adres (servernaam); het is voorzien van een digitale handtekening. Je kunt deze handtekening automatisch laten controleren. Zo voorkomen we dat je wordt doorgestuurd naar een vals IP-adres.

In elk geval worden je gegevens beveiligd en versleuteld opgeslagen op onze interne server.

Uw rechten

1. Recht op toegang
   U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens, die bij Albertronic worden vastgelegd en bewaard, op te vragen. Dit kan door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen. U krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.

2. Recht op correctie
   Kloppen uw gegevens niet of zijn ze gewijzigd? Dan heeft u het recht om dit door Albertronic te laten rectificeren. Dit kan ook door telefonisch contact, of door te mailen.

3. Recht op gegevensoverdracht
   Wilt u gegevens overdragen aan een andere partij? Dan heb je het recht op overdracht. Albertronic zorgt ervoor dat je gegevens netjes worden overgedragen aan de andere partij.

4. Recht op gegevensvernietiging
   In bepaalde gevallen heeft u het recht om Albertronic te verzoeken gegevens te vernietigen. U kunt dit doen met een beroep op het recht op vergetelheid. Albertronic moet uw persoonsgegevens in de volgende situaties vernietigen:
   -Albertronic heeft uw gegevens niet langer nodig voor doeleinden waarvoor Albertronic de gegevens heeft verzameld.
   -U heeft Albertronic expliciet toestemming gegeven voor het gebruik van gegevens, maar trekt deze nu in.
   -U maakt bezwaar tegen de verwerking van gegevens, zie artikel 6. U heeft het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter dan Albertronic bij de verwerking van uw gegevens? Dan heb je een relatief recht van verzet. Dit betekent dat verwijdering niet direct hoeft plaats te vinden, maar pas wanneer is vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt
   -Als Albertronic uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heeft u direct de mogelijkheid om te verzoeken om verwijdering van de gegevens. Dit kan bijvoorbeeld als er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw gegevens.
   -Als Albertronic een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is Albertronic verplicht om uw gegevens te verwijderen. Dit kan betrekking hebben op de wettelijke bewaarplicht van facturen, zie "Ontvangers van gegevens" artikel 2 van deze verklaring.
   Als je als klant jonger bent dan 16 jaar en Albertronic heeft je gegevens verzameld via een app of website, dan kun je Albertronic vragen om de gegevens te verwijderen.Er zijn uitzonderingen op het recht op vergetelheid uit de GDPR. Zie voor meer informatie het GDPR-document.

5. Recht op het indienen van een klacht
   U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens, als u vindt dat Albertronic niet op de juiste manier met uw gegevens is omgegaan. Dit kunt u doen via deze link. Het College Bescherming Persoonsgegevens zal deze klacht dan in behandeling nemen.

6. Recht om het gebruik van gegevens te stoppen, bezwaar
   Zie punt 4
   Gebruik maken van deze rechten kan door een e-mail te sturen naar admin@albertronic.com met een kopie van het ID-bewijs. De pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het ID-nummer en het BSN-nummer moeten onleesbaar worden gemaakt. Het streven is om binnen een week op je verzoek te reageren. Op deze manier weet Albertronic zeker dat u de rechtmatige persoon bent die bezwaar maakt of verzoekt om verwijdering (artikel 4).

Taken

Albertronic verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit is een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten van Albertronic. Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden.

De gegevens die verplicht moeten worden aangeleverd, zijn de minimaal vereiste persoonsgegevens die nodig zijn voor het leveren van de diensten. Als u deze verplichte gegevens niet aan ons verstrekt, kan Albertronic de diensten niet (goed) aanbieden.

Als het nodig is om uw gegevens met andere partijen dan de bovengenoemde partijen te delen, zal uiteraard eerst uw toestemming worden gevraagd.

Albertronic behoudt zich het recht voor om gegevens vrij te geven wanneer de wet dit vereist of wanneer Albertronic dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Ook als het gaat om eigendom of bescherming van Albertronic. Hierbij proberen wij uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op.