Privacyverklaring

Categorieën persoonlijke gegevens

Als u gebruik maakt van onze diensten en/of onze diensten bestelt, laat u onvermijdelijk bepaalde persoonlijke gegevens bij ons achter. Dit kunnen (persoons)gegevens zijn zoals uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Met als gevolg dat er bijvoorbeeld een bedrijfsmail met john.johnsson@company.eu valt onder de reikwijdte van de AVG.

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Grondslag en doel van de gegevensverwerking

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen rechtmatig verwerken als wij dit op een wettelijke basis doen. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en Altronic, zoals vastgelegd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zonder persoonsgegevens kunnen wij geen goede en volledige dienstverlening bieden. Onder de verwerking van persoonsgegevens wordt onder meer verstaan het opslaan, gebruiken en inzien van persoonsgegevens.

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor Altronic uw persoonsgegevens verzamelt:

1. Contact maken
   In sommige gevallen is het nodig om contact met u op te nemen. Het kan bijvoorbeeld gaan om gevallen waarin wij aanvullende vragen hebben over een bestelling, of wanneer wij u ergens over willen informeren (met betrekking tot onze producten en diensten). Voor dit doeleinde slaan wij (onder andere) uw e-mailadres en telefoonnummer op.

2. Facturen versturen en bewaren
   Ieder bedrijf heeft een factureringsplicht. Alle facturen worden in bewaring gehouden/verzameld. Deze facturen zijn nodig voor het indienen van een belastingaangifte. Facturering kunt u zien als het doel waarvoor wij (persoons)gegevens verzamelen. Voor facturen gebruiken wij NAW-gegevens in de breedste zin van het woord.

3. Het versturen van betalingsherinneringen
   Voor het versturen van betalingsherinneringen hebben wij persoonsgegevens nodig. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het versturen van herinneringen. Wij besteden hierbij de grootste zorg.

4. Verwerk uw bestelling op een goede manier
   Wij slaan uw gegevens op om uw bestelling af te handelen. Zo kunnen wij het ontvangstadres op het pakket plaatsen dat wij naar u versturen.

5. Verzenden van nieuwsbrieven en prijslijsten
   Voor het versturen van nieuwsbrieven en prijslijsten bewaren wij uw gegevens als u al klant bent geworden. In nieuwsbrieven informeren wij u over zaken die u als klant aanbelangen. Bijvoorbeeld: soms wijzigen wij onze Algemene Voorwaarden. Daarnaast sturen wij de nieuwe prijslijsten altijd per e-mail. Aan de hand van de prijslijst is het voor u duidelijk wat de prijzen zijn voor artikelen die u bij Altronic kunt bestellen.

6. Communiceren over uw bestelling
   Is er vertraging opgetreden met betrekking tot uw bestelling? Dan is het belangrijk dat wij u kunnen bereiken. Het is ook mogelijk dat er andere wijzigingen plaatsvinden. In deze gevallen gebruiken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om contact met u op te nemen.

7. Boekhoudsysteem
   Voor ons boekhoudsysteem is het van belang dat wij uw persoonsgegevens opslaan en gebruiken.

Periode van opslag

Uw gegevens worden door Altronic opgeslagen zoals aangegeven in de voorgaande paragraaf. Uiteraard worden uw gegevens nooit langer bewaard dan nodig is om de noodzakelijke werkzaamheden uit te voeren. Dit tenzij Altronic op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moet bewaren.

1. Contact maken
   Voor het doel ‘contact met u op te nemen’ bewaren wij uw gegevens niet langer dan de periode dat u klant bent bij Altronic. Wij bewaren gegevens nooit langer dan noodzakelijk.

2. Facturen versturen en bewaren
   Wij zijn door de Belastingdienst verplicht om facturen te bewaren. De Belastingdienst moet immers onze administratie kunnen controleren. Volgens de eisen van de Nederlandse Belastingdienst, moeten wij facturen minimaal 7 jaar bewaren. Wij zorgen ervoor dat we aan deze eisen voldoen.

3. Het versturen van betalingsherinneringen
   Hiervoor bewaren wij de gegevens zo lang als nodig is, en in ieder geval niet langer dan 7 jaar.

4. Verwerk uw bestelling op een goede manier
   Zolang u klant bij ons bent, bewaren wij de gegevens voor het hierboven beschreven doel. Wanneer u geen klant meer bent van Altronic, is het niet nodig dat wij hiervoor gegevens opslaan.

5. Verzenden van nieuwsbrieven en prijslijsten
   Conform artikel 4 van deze Privacyverklaring kunnen wij gegevens voor nieuwsbrieven echter langer bewaren: tot 5 jaar nadat u geen klant meer bent.

6. Communiceren over uw bestelling
   Conform artikel 4: zolang u klant bent van Altronic en wij dit noodzakelijk achten.

7. Boekhoudsysteem
   Zie 2 en 1

Het ontvangen van partijen van gegevens

Altronic zal in bepaalde gevallen uw gegevens met derden delen. Dit gebeurt alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is. Altronic zal uw persoonsgegevens in geen geval delen met derden voor commerciële doeleinden.

Om uw bestelling snel en adequaat te kunnen verwerken, werken wij samen met een aantal externe partijen. Denk aan partijen die ons ondersteunen om de financiën op koers te houden, of bijvoorbeeld transporteurs. Wij vinden het erg belangrijk om u te informeren over de externe partijen waarmee wij samenwerken. Zo weet u met wie wij uw persoonsgegevens delen als dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering. Daarnaast hebben wij dat gedaan als de aard van de gegevens dit vereist 'verwerkersovereenkomsten' met externe partijen.

In deze rubriek ontvangt u ook informatie over “e-mailclients”, Google Analytics en cookies in relatie tot Altronic.

Overzicht van externe partijen met wie uw gegevens indien nodig worden gedeeld:

1. PayByLink-creditcardservice
   In sommige gevallen zal Altronic BV gebruik maken van PayByLink creditcarddiensten. Deze betaaldienst heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Paysquare bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk verplicht is.

2. Expediteurs
   Voor de logistieke afhandeling van de bestelling wordt binnen Europa gebruik gemaakt van GLS. Om een snelle levering van uw bestelling te garanderen, worden uw naam, adresgegevens en e-mailadres gedeeld. Buiten Europa worden verschillende expediteurs ingezet. Dit kunnen zijn: UPS, DHL, PostNL, Fedex. Expediteurs maken gebruik van onderaannemers om uw bestelling te bezorgen, deze onderaannemers hebben ook toegang tot uw adresgegevens. De expediteurs en hun aangesloten onderaannemers hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Expediteurs zullen uw gegevens niet met derden delen en niet langer bewaren dan wettelijk verplicht is.

3. MailChimp
   Voor het versturen van onze nieuwsbrief maken wij gebruik van MailChimp. MailChimp heeft alleen toegang tot uw e-mailadres en naam. Als klant van Altronic BV wordt u automatisch toegevoegd aan de nieuwsbriefdatabase. Indien u ongewenste nieuwsbrieven van ons ontvangt, kunt u zich eenvoudig afmelden via de link (uitschrijven) onderaan de e-mail.

4. Accountant en Taks incassoservice
   Voor onze boekhouding en administratie maken wij gebruik van de diensten van onze accountant. Wij delen uw bedrijfsinformatie en details die betrekking hebben op uw bestellingen. Deze gegevens worden gecodeerd en beveiligd voordat ze worden overgedragen. De accountant heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. Uw gegevens worden minimaal zeven jaar bewaard om te voldoen aan de wettelijke fiscale eisen.

E-mail:

Het reguliere contact met onze klanten verloopt voornamelijk via e-mail. Wij gebruiken “Mozilla Thunderbird” als onze e-mailclient. Voor het ontvangen en verzenden van e-mails wordt uitsluitend gebruik gemaakt van een beveiligde SSL-verbinding. E-mails worden veilig (versleuteld) opgeslagen in het datacentrum van onze hostingdienst. De hostingdienst heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen. E-mails worden niet langer bewaard als dat nodig is.

Koekjes:

De website van Altronic maakt gebruik van cookies. Dit doen wij om onze dienstverlening te verbeteren en ervoor te zorgen dat al onze websites zo goed mogelijk werken.

Maar wat zijn cookies precies?

Dit zijn kleine tekstbestanden die door een (tevens onze) internetpagina op een pc, mobiele (smart)telefoon of tablet worden geplaatst. Wij maken gebruik van zogenaamde analytische cookies. Dit doen wij op anonieme wijze: Google Analytics geeft ons inzicht in het aantal bezoekers en hoe bezoekers de website gebruiken. Wij hebben Google Analytics niet toegestaan deze gegevens te gebruiken voor andere Google-diensten. Om u inzicht te geven in de aard van de cookies die wij gebruiken, vindt u hier een handig overzicht van de analytische cookies:

Koekje	Doel van cookie	Opslagperiode
_gat	Wordt gebruikt om de snelheid van het verzoek te meten.	1 minuut
_gid	Wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende gebruikers.	24 uur
_ga	Analytische cookie: meet websitebezoek en wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende gebruikers (anoniem).	26 maanden

Beveiliging

Allereerst is het goed om te vermelden dat er geen fysieke kopieën van uw persoonsgegevens worden gemaakt. Uw gegevens worden uitsluitend beheerd in de bovengenoemde systemen en software.

De persoonsgegevens die door Altronic (of eerder besproken derde partijen) worden beheerd, zijn uitsluitend toegankelijk via bovengenoemde software. Deze persoonsgegevens zijn beveiligd met een wachtwoord. Waar deze mogelijkheid wordt geboden, zelfs met tweestapsverificatie.

Wat houdt een tweestapsverificatie in? Vanuit de software wordt vervolgens een code gegenereerd. Deze code wordt vervolgens naar Altronic verzonden. Deze code wordt vervolgens gebruikt bij het inlogproces.

De apparaten waarmee uw gegevens worden geopend, worden tevens vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan. Het gaat hier alleen om de benodigde apparaten.

Uw bezoek aan onze website wordt bovendien beschermd door “https”-beveiliging. Dit betekent dat uw verbinding met Altronic privé is. Wij beschikken ook over een SSL-certificaat. Alles om uw gegevens veilig te houden.

Voor de volledigheid nog meer informatie over online veiligheid:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
• TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het bijbehorende IP-adres (servernaam); het is voorzien van een digitale handtekening. U kunt deze handtekening automatisch laten controleren. Zo voorkomen wij dat u wordt doorgestuurd naar een vals IP-adres.

In ieder geval worden uw gegevens beveiligd en versleuteld opgeslagen op onze interne server.

Jou rechten

1. Recht op toegang
   U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens op te vragen, die bij Altronic worden vastgelegd en bewaard. Dit kan door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen. U krijgt dan een duidelijk overzicht van uw gegevens.

2. Recht op rectificatie
   Kloppen uw gegevens niet of zijn ze gewijzigd? Dan heeft u het recht om dit door Altronic te laten herstellen. Dit kan ook via telefonisch contact, of per mail.

3. Recht op gegevensoverdracht
   Wilt u overstappen naar een andere partij? Dan heeft u recht op overdracht. Altronic zorgt ervoor dat jouw gegevens netjes worden overgedragen aan de andere partij.

4. Recht om gegevens te wissen
   In bepaalde gevallen heeft u het recht om Altronic te verzoeken gegevens te vernietigen. Dat kunt u doen met een beroep op het recht op vergeetachtigheid. Altronic moet uw persoonsgegevens vernietigen in de volgende situaties:
   -Albertronic heeft jouw gegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor Albertronic de gegevens heeft verzameld.
   -Je hebt expliciet toestemming gegeven aan Altronic om gegevens te gebruiken, maar trekt deze nu in.
   -U maakt bezwaar tegen de gegevensverwerking, zie artikel 6. U heeft een absoluut recht om bezwaar te maken tegen direct marketing. Zijn uw belangen groter dan Altronic als het gaat om de verwerking van uw gegevens? Dan heeft u een relatief recht van bezwaar. Dit betekent dat verwijdering niet direct hoeft te gebeuren, maar alleen wanneer wordt vastgesteld dat uw belang zwaarder weegt
   -Indien Altronic uw gegevens onrechtmatig zou verwerken, heeft u direct de mogelijkheid om te verzoeken dat de gegevens worden verwijderd. Dit kan bijvoorbeeld wanneer er geen wettelijke grondslag bestaat voor de verwerking van uw gegevens.
   -Indien Altronic een wettelijke bewaartermijn heeft overschreden, is Altronic verplicht uw gegevens te verwijderen. Het kan hierbij gaan om de wettelijke bewaarplicht van facturen, zie “Ontvangende partijen van gegevens” artikel 2 van deze verklaring.
   Bent u als klant jonger dan 16 jaar en heeft Altronic uw gegevens verzameld via een app of website, dan kunt u Altronic vragen de gegevens te verwijderen. Op het recht op vergetelheid bestaan uitzonderingen uit de AVG. Voor meer informatie, zie de AVG-document.

5. Recht om een klacht in te dienen
   U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat Altronic niet correct met uw gegevens omgaat. Dit kunt u doen via deze koppeling. De Autoriteit Persoonsgegevens zal deze klacht vervolgens in behandeling nemen.

6. Recht om datagebruik te stoppen, bezwaar
   Zie punt 4
   Het gebruik van deze rechten kunt u doen door een e-mail te sturen naar admin@albertronic.com met een kopie van het identiteitsbewijs. De pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het ID-nummer en het BSN-nummer moeten onleesbaar worden gemaakt. Het streven is om binnen een week op uw verzoek te reageren. Zo weet Altronic zeker dat u de rechtmatige persoon bent die bezwaar maakt of om verwijdering vraagt (artikel 4).

Taken

Altronic verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit is een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten van Altronic. Uw gegevens zullen nooit aan een derde partij worden verkocht.

De gegevens die verplicht moeten worden aangeleverd, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die nodig zijn voor de dienstverlening. Als u deze verplichte gegevens niet aan ons verstrekt, kan Altronic de diensten niet (goed) aanbieden.

Indien het nodig is om uw gegevens met andere partijen dan de bovengenoemde partijen te delen, wordt uiteraard eerst uw toestemming gevraagd.

Altronic behoudt zich het recht voor om informatie openbaar te maken wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer Altronic het gerechtvaardigd acht om aan een juridisch verzoek of proces te voldoen. Ook als het gaat om eigendom of bescherming van Altronic. Hierbij proberen wij uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heb je nog vragen? Voel je vrij om contact met ons op te nemen.